دوره آموزشی چیدمان زونکن

چرا دوره آموزشی چیدمان زونکن مهم است؟
برای شرکت در دوره های آموزشی بایگانی باید چه تحصیلاتی داشته باشیم؟
آیا افراد شرکت کننده در دوره های چیدمان زونکن موقعیت شغلی خاصی دارند؟

اصول چیدمان زونکن

جهت بررسی دوره آموزشی چیدمان زونکن ابتدا باید اصول این کار را بدانیم.

برای حفظ و نگهداری اسناد بایستی اقدام به بایگانی زونکن ها کرد.

فرآیند فوق سبب :

ایجاد نظم و ترتیب در مدارک

دسترسی سریع به مدارک

میگردد.

برای این امر باید با توجه به حجم اسناد زونکن مناسب انتخاب شده و نام گذاری و برچسب گذاری گردد.

اصول اولیه چیدمان زونکن شامل :

نامگذاری زونکن و برچسب گذاری صحیح

جمع آوری مدارک مشابه در یک زونکن

آماده نمودن فرم های بایگانی

می باشد.

بایگانی و اهمیت استفاده زونکن در این واحد

در سازمان های مختلف واحد بایگانی از اهمیت بالایی برخوردار است.

این واحد همواره به نگهداری از اسناد و مدارک به شکلی که سبب نظم سازمانی گردد کمک میکند.

ما در مجموع سه نوع بایگانی داریم:

جاری

نیمه جاری

راکد

مورد اول برای اسنادی است که روزمره استفاده میشود.

دوم برای اسنادی که مورد استفاده هستند ولی نه به صورت روزمره

سوم برای اسنادی که باید حفظ و نگهداری شوند ولی سال ها مورد استفاده قرار نمیگیرند.

در استاندارد ایزو 9001 برای مورد سوم همواره زمان تعریف میگردد.

ایزو 9001 عنوان میدارد که اسناد راکد بایستی عمر مفید داشته باشند.

برخی یکساله و برخی بیشتر اما در نهایت باید امحا گردند.

البته برخی اطلاعات هستند که میتوانند تا سال ها باقی مانده و امحا نگردند مانند برخی قراردادهای مهم .

اما در بایگانی داشتن زونکن مهم است.

زونکن ها سبب میگردند تا بتوان نظمی در مدارک ایجاد کرد .

نامگذاری زونکن ها

برچسب گذاری و نام گذاری از اصلی ترین اصول نگهداری از زونکن هاست.

درصورتی که زونکن ها برچسب گذاری نگردند نمیتوانند قابل تفکیک باشند.

برچسب ها میتوانند به زونکن ها هویت بخشیده و سبب تفکیک آنها گردند.

بنابراین سبک نامگذاری و برچسب گذاری مهم است.

افراد شاغل در واحد بایگانی

در سمت بایگانی افراد با سطح تحصیلات مختلف از دیپلم تا دکترا میتوانند کار کنند.

کار بایگانی نیاز به حوصله و صبر زیاد دارد.

بنابراین افرادی که نتوانند موقعیت سکون را تحمل کنند نباید در این واحد فعالیت کنند.

آموزش در حوزه چیدمان زونکن

جهت شرکت در دوره های آموزشی چیدمان زونکن میتوانید با کارشناسان هینا سرت در تماس باشید.